重大活动档案管理工作刍议
 
   

重大活动档案是指在重大的政治、经济、科学、文化、体育、外事、宗教等活动中直接形成的，真实地记录了经济建设和社会发展中的重要历程及重大历史面貌，对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同载体形式。
     重大活动档案的及时收集、安全保管与有效利用，对于丰富档案信息资源，真实地记载历史，维护历史真实面貌，记载改革开放和现代化建设成就，促进经济社会发展具有重要作用，是传承文明、传播知识的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。为了确保重大活动档案的齐全完整，更好的服务于我国的现代化建设及社会公众，必须做好重大活动档案的收集工作。
对重大活动档案管理工作的建议和展望
     （一）制定完善规范性文件，使得重大活动档案管理工作有章可循。
工欲善其事，必先利其器。在大多数人不了解档案工作的重要性、档案意识不强的情况下，法制是档案行政的有效保障。近年来，部分省市陆续制定了重大活动档案管理办法，并收到了良好的效果。
     （二）创新观念，主动作为，立足自身做好重大档案管理工作。
观念创新是推进事业发展的不竭动力。档案行政管理部门要适应形势，更新观念，实现重大活动档案管理工作观念的“三个转变”，即：由活动结束后接管档案向参与活动采集档案转变，由归档管理档案向服务利用档案转变，档案行政管理部门工作方式由被动服务向主动服务转变。
重大活动档案的前端介入，是档案工作的重中之重。也就是说，每项活动开始时，档案业务部门工作人员就要进行具体的指导，以保证重大活动档案材料的齐全、完整，维护活动的全貌。活动结束后，档案业务部门也要跟踪指导档案的归档整理，以确保活动材料的归档质量。
     （三）统一管理分级负责，准确把握重大活动范围和特点。
所谓重大活动应该是具有全局影响性、突发或发生频率并不高且社会力量或资源参与度相对较高的活动（事件），从一定意义上讲其活动（事件）具有不可重复性；重大活动的材料范围，是在重大活动过程中直接形成的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。
重大活动档案应当具有以下特点：一是特色明显、价值重大。许多重大活动都是由当地政府主办，或与国家有关部门联办，如，国家和省市有关领导出席的开幕式，规格高、影响大、地方特色明显。二是重大活动档案资料形成单位多。参与重大活动的既有主办单位，又有承办单位、协办单位和参与单位；既有长期机构，又有临时机构。三是重大活动形成的档案形式多样。由于重大活动规格高、参与单位多、时代感强，致使其活动中形成的文件既有纸质的，也包括大量特殊载体的。
   （四）用新的理念监督重大活动档案管理工作
在重大活动档案管理工作中观念要新，监督的方式、方法要新，监督的措施要新。充分发挥行业主管部门的作用，形成全方位监督局面。重大活动、重大事项往往涉及到若干部门，在开展档案工作中，档案部门切忌不要唱独角戏，多调动其他部门作用，形成齐抓共管，全方位监督的机制。比如重大活动声像资料收集管理工作是一个长期性的任务，其涉及面较广、难度较大、要求较高。有些地市的成功经验是同参与重大活动采访、拍摄工作的报社、电视台结成共建并签订协议，由档案馆负责保管重大活动的声像资料，既解决了拍摄单位图片过多难以保管的问题，也满足了重大活动声像资料及时全面收集进馆的要求。彼此利用和发挥发各自的资源优势，一举两得形成双赢。
    （五）加强专项工作档案的开发与利用
活动结束后，按规定重大活动档案要移交给档案馆。所以，档案馆必须加强对专项工作档案的开发与利用，尤其要为重大活动组织承办单位搞好服务，比如可在重大活动结束后，及时制作一些专项工作档案资料汇编分送给重大活动各组织承办单位，以满足他们经常利用专项工作档案的需要。
同时依托国家档案馆是唯一具有向社会开放档案的法定职责。在现有条件下建成重大活动档案展室，可选取声像档案、有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括标志、证书、证件、匾额、奖状、奖章、奖杯等，外国政要、友人赠送的纪念礼品等材料，将其打造成城市的一张亮丽名片，让每位参观者尤其是外地来宾直观感受到城市的政治地位、人文风貌、历史事件等等。通过立体推介使参观者对城市产生浓厚的兴趣，从而引发投资兴业的欲望。这样能更加盘活重大活动档案资源，形成经济和社会效益共赢。在现实和历史之间建立沟通的桥梁，真正起到记录历史、传承文明、以史咨政、以史育人和提高一个城市知名度的作用。
重大活动档案管理工作是档案部门适应新形势的一项创新型工作，档案部门应该立足自身，主动作为，进一步提升重大活动档案工作管理水平、为推进 “三化”建设、加快地域经济更好更快发展提供强有力档案支撑。

文章作者：张超   齐齐哈尔市档案局指导科