经验交流 当前位置:首页->档案学会->经验交流
档案销毁工作进展迟缓及应对策略
发布时间:2016-03-16  

档案销毁工作进展迟缓及应对策略
四川省攀枝花学院档案馆 杨杰

档案销毁工作是档案工作的重要内容,安全保护档案的重要手段和方式,然而由于种种原因,导致有些单位档案销毁工作止步不前,甚至没有开展。本文笔者立足实际,对档案销毁工作的推进和健康发展提出自己的见解。

档案销毁工作内容

档案销毁是指在档案行政管理机关指导、监督下,以档案形成单位为核心,以科学发展观为指导,使用历史的、辩证的、全面的观点对到期档案进行价值鉴定,并对鉴定为无续存价值的档案实体及信息进行销毁的一项工作。这是优化档案资源的重要手段,主要包括确定档案销毁范围和销毁要求,对到期档案进行鉴定、销毁。

1.到期档案鉴定

档案销毁是决定档案“生”与“死”的最后环节,为了确保库藏档案的“物有所值”和“死不足惜”,必须开展对库藏到期档案的鉴定。根据档案价值发挥的规律,在进行到期档案鉴定时通常以档案行政管理机构为主,档案形成单位为辅;档案行政管理机构人员负责宏观鉴定(以社会利用为标准),档案形成单位相关人员负责微观鉴定(以形成单位事业发展利用为标准)。通过这两种鉴定方法的共同运用,决定库藏档案的“生”与“死”,从而确保档案的相对安全。

2.档案销毁范围

凡是被鉴定为无保管利用价值的档案都将被列入销毁范围。根据《中华人民共和国档案法》及《实施办法》的相关规定,销毁档案范围主要是保管到期并且被鉴定为无续存利用价值的档案实体。

3.档案销毁的要求

档案是记录国家和社会发展历史的原始记录,是重要的社会信息资源之一,并且是不可再生资源,一旦销毁,无法弥补,因此对档案销毁工作有特殊的要求。

销毁人员要求。为了确保该项工作的严肃性和规范性,对参与档案销毁的工作人员有特殊要求。人员组成的要求:既要有对档案进行直接销毁的工作人员,同时也要有监督销毁的人员;直接销毁档案的工作人员既可以是专业从事该项工作的专业要员,也可以是档案部门工作人员,主要由档案销毁的方式与方法来决定。档案销毁监督人员主要由档案形成单位的相关人员,档案部门的相关人员,档案行政管理机构的相关人员等组成。工作要求:认真,细致,保密意识强等。

销毁方式要求。主要有三种:一是选择送造纸厂毁成纸浆,作为新纸张制作的材料来源。二是选择烧毁,即对无保存利用价值的档案实体进行焚烧。三是使用碎纸机直接粉碎。毁成纸浆的方式一定要确保所有无续存价值的档案成为纸浆,不得遗留。档案烧毁的销毁方式,务必选择好烧毁档案的地点,该地点最好是无风,临近水源和地势低洼,焚烧过程中尽量不要污染环境,并且要求相关人员全程在场,监督档案实体全部焚毁,不得遗留任何档案纸片。粉碎销毁方式要求纸张粉碎越细越好,尽量保证所毁的碎纸屑面不能显任何信息。

销毁鉴定要求。档案销毁鉴定是档案生命周期运动中的“生”“死”认定工作环节,是档案资源是否续存的关键环节,因此对该项鉴定要求极高:一是要求鉴定人员必须具有一定的知识、经验、熟悉档案相关内容;二是要思维缜密、全面;三是要办事客观、公正;四是对工作认真、细致、有责任心等。

销毁程序要求。为了确保国家档案资源的安全,对档案销毁的程序有着严格的要求:首先由档案形成单位组成档案价值鉴定小组,由该小组在档案行政管理机关相关人员的指导下全面负责到期档案的价值鉴定。鉴定结果报请相关主管单位批准,批准后报送档案行政管理机关备案。只有通过和履行了相关程序以后才能对相关的档案进行销毁处理,任何单位和个人不得以任何理由销毁国家档案资源。

目前档案销毁工作存在的问题

1.对档案销毁工作重要性认识不足

绝大多数档案人员都知道档案事业是社会主义建设事业的一部分,档案工作是国家管理性、服务性工作之一,具有存史资政的作用。但是大多数档案人不知道档案销毁工作是档案工作的内容之一,是档案资源优化的必要手段与方式,是国家档案实现精品管理的重要手段,是提高档案工作效率的有效方式之一,是档案工作实现低碳化管理的有效途径之一。

2.档案销毁工作受到忽略

档案销毁应当是档案业务工作的重要内容之一,然而现实并非如此。首先从理论层面就忽略了档案销毁工作是档案工作的重要内容,如《档案管理学基础》第三版中对档案工作(狭义)的定义及内容:“通常所说的档案工作,是指档案室、文件中心、档案馆所从事的档案业务工作,即用科学的原则和方法管理档案,为社会各项事业服务的工作。它的基本内容包括以下八项:档案的接收和征集、价值鉴定、整理、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务和档案统计。”阐述中根本没有把档案销毁工作纳入档案业务工作之中。同时在工作实践中,由于理论的偏差误导,导致许多从事档案工作的人员根本不知道还有对档案进行销毁的工作,就是知道也不明确如何开展该项工作。

3.档案销毁知识缺乏

档案销毁是档案生命的终结工作,很少有人研究该项工作,同时又由于档案学科的教科书对相关工作内容的忽视,导致许多同志不知道、不了解档案销毁工作,缺乏相关知识,因此无法正常进行该项工作,导致该项工作相对滞后。

4.销毁档案随意

有些单位的档案人员为了应付上级检查或者为了完成某项任务的需要,不得不对有些档案进行销毁,但由于缺乏相关的理论指导和技术成熟人员的经验指导,对档案进行随意销毁,表现为:不履行销毁的相关程序,不按档案销毁的相关规定执行,随意决定销毁方式,工作完成以后无相关记录等。

5.不开展档案销毁工作

由于缺乏档案销毁的相关知识,同时也缺乏相关的工作经验,更主要的是怕承担相关责任,许多同志对到期档案采取视而不见的做法,不闻不问,任其自然存在,该种做法给档案保管带来了大量的浪费,同时也是一种对档案事业不负责任的表现。

健康发展的策略

1.加强宣传,提高对档案销毁工作重要性的认识

通过向档案人员进行档案销毁工作的宣传,让他们充分认识到档案销毁工作的重要性:是档案工作不可或缺的一部分,是档案保管工作的重要组成内容之一,是实现国家档案安全保管的必要手段。只有对档案进行有效销毁,才能确保国家馆藏档案资源的优化,确保档案资源的有效利用和开发,确保国家档案资源更加有效地为社会主义各项事业提供服务。

2.革新观念,摒弃陈旧思想

档案销毁工作发展相对滞后主要原因是受档案人员的“无事无责”思想影响。要正确地、积极地开展档案销毁工作,必须摒弃瞻前顾后、畏首畏尾的思想,树立一种大胆开拓、勇于创新的观念,凝聚一种你追我赶、敢于负责的敬业精神。只有这样,才能确保档案销毁工作得到健康地、有效地发展和推动。

3.国家完善相关的规范与标准

档案是国家的不可再生资源之一,是国家和社会持续发展的保障。档案销毁是档案工作的重要内容,是国家档案资源优化的重要举措,为了国家档案事业的稳步推进,全面地促进国民经济建设,国家除了继续完善现有关于档案销毁的一些规章制度之外,应该制定相应的规范与标准,通过这些标准与规范,指导和规范档案销毁工作,确保该项工作有理、有利地开展,使国家档案资源得到进一步优化。

4.进一步完善档案工作的相关理论,建立相对完善的实践指导体系

为了更好开展档案销毁工作,我们必须先从理论上完善相关的知识体系,确保该项工作有理论指导。首先要在档案工作理论中体现档案销毁工作知识,把该项工作的理论研究纳入档案工作内容理论研究之中,明确档案销毁工作是档案工作的一项内容或者一个工作环节,并且有其详细的阐释,以此作为档案工作人员的从业行为指南。让档案从业人员从理念上明确档案销毁工作是档案工作一项不可缺少的内容,或者明确从事档案工作必须涉及档案销毁工作。只有建立和形成相关的理论,才能全面增强从业人员的档案销毁意识,也才能在相关意识下正确地从事档案销毁工作,从而确保档案工作的全面推进。

5.加强相关内容的培训

为了普及档案销毁意识、提高销毁技能,必须加强相关内容的培训。培训可以采取定期与不定期相结合的方式,也可以采取专题培训的方式。培训的内容或者知识点有:档案销毁的重要意义,档案鉴定、档案销毁相关规范与标准等,尤其要重点培训档案鉴定技能,通过提升该项技能,确保档案销毁工作的质量,真正实现档案高价优存、高值优保、无价不存、无值即销的档案优保要求。

6.加强指导

根据《中华人民共和国档案法》及《实施办法》的相关条款规定,国家档案行政管理机构有责任也有义务对管辖区域内的档案工作进行全面指导,由于档案销毁工作是档案工作的重要内容之一,因此,国家档案行政管理机构有责任对区域内的档案销毁工作进行全面指导,避免或者杜绝出现“外无援,内无人”的工作尴尬状况。指导可以采取集中培训的方式,也可以采取个别单独指导的方式,无论采取何种方式,一定要坚持把工作做在前面,让从事档案销毁工作的工作人员得心应手,从而一方面确保档案实体和信息的相对安全,另一方面确保档案优质优保、无价不存管理状况的实现。

档案销毁工作作为档案工作的重要内容之一,档案人应该对该项工作有一个全面的认识,从而引起对该项工作的重视,并且积极参与到该项工作之中,为我国建立资源优化、服务一流的档案事业体系服务。


主办:铜川市档案局 版权所有
联系电话:0919-2838327 邮箱:sun1984719@126.com
设为首页加入收藏
建议使用1024*768分辨率浏览本网站 技术支持:铜川市电子政务管理中心