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加强市数字档案馆建设 全面提升档案信息服务水平
发布时间:2016-08-22  

加强市数字档案馆建设 全面提升档案信息服务水平
 

根据全国、全省档案信息化建设的要求和我市实际情况,我们以“淄博市数字档案馆”建设为抓手,带动和促进档案信息化建设的全面开展。我们研发了“淄博市数字档案馆管理系统”,在互联网和政务网上建成开通了淄博市数字档案馆,2009年,我们对该系统进行了升级,升级后的“淄博市数字档案馆管理系统”包括纸质档案数字化制作子系统、电子文件归档管理子系统、档案管理子系统和档案信息web查询子系统,是一个文档一体化、图文一体化和多媒体并行操作的全新数字档案馆信息管理系统,基本实现了区域档案信息资源的共享,为下一步实现数字档案馆建设与电子文件归档管理的协调发展奠定了坚实的基础。

一、统筹规划,创造数字档案馆建设制度标准条件

为统筹数字档案馆建设,我们提请市委办公厅、市政府办公厅印发了《淄博市档案信息化建设实施意见》,提出了全市档案信息化建设的总体要求和主要任务,明确了档案信息化建设要以数字档案馆建设为突破口。截至到2009年年底,我们又先后提请市委办公厅、市政府办公厅印发了《关于加强电子文件归档和电子档案管理的通知》、《关于向市档案馆送交政府公开信息的通知》、《关于做好电子档案移交进馆工作的通知》,市档案局先后部署开展了市直部门未进馆档案数字化处理、电子档案接收进馆等工作,既使电子文件有家可归,又保证了数字档案馆有源源不断的数据来源。

在数字档案馆建设中,我们严格按照《归档文件整理规则》、《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》等标准规范的要求去研发系统。根据我市实际,制定了《档案资料数字化工作规程》、《档案资料数字化技术规程》、《档案目录采集、全文格式标准》等规范标准,保证了设备环境兼容、数据统一共享。

二、分步实施,确保数字档案馆建设扎实稳步推进

由于档案馆保管的档案数量比较大,对馆藏全部档案进行数字化处理是不切实际的,否则既浪费有限的资金又增加了工作量。首先,我们对馆藏市委、市政府全宗及干部任免、土地征用、劳动用工等档案进行数字化后,制定了馆藏档案数字化进度表,将农村土地证存根等利用率较高的档案按专题扫描,逐步实现馆藏档案的数字化管理。我们还对文档信息服务中心收集的现行文件进行了数字化加工,将各单位不断产生的增量现行文件及时上传到数字档案馆,还收集我市各单位组织编写的反映淄博不同时期、不同行业发展壮大的图书资料进行数字化处理,既做到各种信息的准确、及时,又保证信息资源的全面、系统。2009年,我们又组织完成了所有馆藏档案文件级条目的录入。今年,将分批次对馆藏其他档案进行数字化处理。其次,在淄博市数字档案馆建成并运行一年之后,我们又研发了“淄博市数字档案馆系统电子文件归档管理子系统”,按照市委办公厅、市政府办公厅《关于加强电子文件归档和电子档案管理的通知》要求,部署开展了电子文件归档和电子档案管理工作,确保电子文件和电子档案的齐全、完整、真实和长期可读。

目前,淄博市数字档案馆建有文书档案、照片档案、声像档案、现行文件和图书资料数据库等7个数据库,共计淄博市档案馆馆藏档案条目1103311条,全文719337件、420页,照片档案4608幅,声像档案15548条、约4.5万分钟,图书资料87种、2万多页,现行文件5820件。

三、先进实用,力争数字档案馆作用得到充分发挥

在系统功能方面,注重了综合性。淄博市数字档案馆的管理对象,从内容上,不仅包括文书档案、科技档案、声像档案、照片档案、会计档案、实物档案等,还能够把房地产、环境保护、养老保险、医疗保险等专业档案管理起来;从格式上,不仅可以管理文本文件,还能够管理图形、图象文件和音频、视频文件,并且做到了上述三种格式文件的互见。

在数据维护方面,注重了安全性。我们严格按《档案资料数字化工作规程》、《档案资料数字化技术规程》确定数字化的档案范围、详细记录数字化加工的流程、认真检查所获数据的准确性、完整性以及与实体档案的对应性,严格上网数据的审批制度,确保保密信息不上网、上网信息不保密;在数据利用上,把上网数据分为六个级别,将用户名与IP捆绑起来,用户根据权限可以浏览不同数量的档案信息;同时,系统详细记录用户登陆的用户名、时间、IP、浏览档案情况,保证淄博数字档案馆在网络、系统及信息安全状态下地良好运行。

在数据利用方面,注重了实用性。我们将数字化的数据进行OCR识别,采用国际先进的搜索技术对数据进行毫秒级全文检索,极大的提高了检索速度;文件存储为双层PDF格式,极大地节省了磁盘存储空间;用户点击浏览双层PDF格式文件,在不改变原文原貌的情况下,可以对其中存储的信息进行引用,给用户,特别是机关用户带来了极大的方便。

四、信息共享,基本实现区域内档案资源科学整合

淄博市辖五区三县和一个国家级高新区,综合档案馆馆藏总量约为50万卷,仅相当于一个中等省级档案馆的馆藏量。因此,我们将淄博市数字档案定位为一个淄博市的区域性数字档案馆,首先将市及区县档案馆的档案信息整合起来,然后逐步将专业档案馆(室)的档案信息整合,实现淄博市区域内各类档案信息的共享。在淄博市数字档案馆管理系统设计时,我们为各个区县预留了数据接口,总体设计为全市档案数据集中式存储,各区县分布式维护、管理和使用。目前,除已完成市档案馆文书档案、照片档案、声像档案、现行文件和图书资料数据库的建设外,还完成了4个区县档案馆的数据库建设,计有文书档案108621件、60万页,基本实现了馆藏档案信息的馆际共享。只要登陆淄博市数字档案馆政务网网站,有权用户就可以对市及4个区县档案馆馆藏档案进行信息查询,没有任何时间和空间上的限制。

五、文档一体,逐步实现数字档案馆建设与电子文件归档管理的协调发展

数字档案馆的档案信息来源有两个:一是对馆藏档案的数字化处理;二是电子文件、电子档案的收集归档。我们在数字档案馆建设初期就同步规划电子文件的归档管理,于2006年研发了“淄博市数字档案馆系统电子文件归档管理子系统”,实现了既与电子公文传输系统连接,又与数字档案馆集成。由于淄博市的电子公文传输系统于2007年进行了升级,2008年,市政府又启动了“淄博市政府协同办公系统”的研发工程,目前,该系统还在印发之中,我们一直与淄博市信息产业局、淄博市信息中心保持密切的协作,下一步将把“淄博市数字档案馆系统电子文件归档管理子系统”嵌入“淄博市政府协同办公系统”,利用电子政务专网系统平台,通过“淄博市政府协同办公系统”实现电子文件制作和传输,通过“机关电子文件归档管理模块”实现电子文件、电子档案自动汇入“淄博市电子文件中心”,通过“机关档案监督指导模块”对各部门的电子文件、电子档案归档管理情况进行业务指导,通过“电子文件、电子档案查询利用模块”向各级党政机关和人民群众提供档案信息服务。在不久的将来,随着“淄博市政府协同办公系统”的投入使用,我们将逐步实现数字档案馆建设与电子文件归档管理的协调发展,从制度上强化电子文件的管理,有效的保证电子文件的真实性,从技术上实现电子文件与纸质文件归档管理的有效结合,保证电子档案与纸质档案在内容特征、形式特征和相关说明及描述上保持一致性,还将实现政府协同办公系统数据的自动导入、数据格式的自动转换以及冗余数据自动识别处理,逐步实现从电子文件制作、归档管理到查询利用的“文档一体化”、“馆室一体化”。

信息来源: 淄博市档案馆


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