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如何监督指导诉讼文书立卷工作
发布时间:2016-08-22  

如何监督指导诉讼文书立卷工作
作者:连炎辉 连露


    《人民法院诉讼档案管理办法》第四条规定,人民法院档案机构负责监督和指导本院各审判业务部门诉讼文书材料的收集、整理和立卷归档及诉讼档案的接收、保管和提供利用工作。因此,法院档案机构应当在诉讼文书材料收集、整理、归档这三个环节中,严格按照《人民法院诉讼档案管理办法》附件1《人民法院诉讼文书材料立卷规范》要求,监督指导业务部门做到案件材料收集齐全完整、卷宗材料整理符合规范要求、案件卷宗归档及时有序。

    一、从诉讼材料收集环节入手,指导业务部门做到案件材料收集齐全完整

    1.就一个案件卷宗而言,在案件流转过程中所形成的诉讼文书材料,按诉讼活动的客观进程,可以分为立案阶段形成的诉讼文书材料、调查阶段形成的诉讼文书材料、开庭阶段形成诉讼文书材料、宣判执行阶段形成诉讼文书材料等四大类,各阶段形成的各份文书材料之间互相关联,互相印证,不可分割,不可缺漏,构成一个整体,体现和还原一个案件的整个诉讼活动过程。因此,在诉讼活动过程中,无论是法院产生的诉讼文书材料,还是诉讼当事人、代理人及其他诉讼参与人提供的诉状和证据材料,只要它是在案件流转过程中所形成的、确有查考利用价值的诉讼文书材料,均应收集齐全完整,不可毁损丢失。

    2.档案机构要熟悉掌握诉讼活动每一阶段所形成的主要诉讼文书材料。档案管理人员要从实体法和程序法中了解每一诉讼活动阶段会形成哪些主要诉讼文书材料,做到心中有数,并在卷宗质量检查中发现该案件流转过程中所形成的、确有查考利用价值的诉讼材料是否完整齐全地立卷保存。

    二、从诉讼材料整理环节入手,指导业务部门做到卷宗质量符合诉讼档案的立卷规范要求

    (一)在卷宗封面填写上,档案管理人员要检查立卷人书写字迹是否清晰、准确,卷宗封面是否保持清洁、整齐、无涂改。并要按照该案件的裁判文书所记载的内容,着重检查立卷人在以下内容上填写是否规范、正确。

    1.当事人一栏是否根据裁判文书内容,正确填写诉讼主体的称谓、姓名或名称。审判人员栏中,是独任审判的,案件承办人是否填写于审判长后一栏中。

    2.原审法院(或裁决机关)、有关案号是否填写完整、正确。(1)在刑事、民事、行政案件卷宗封面填写原审法院时,必须注明原审法院的全称;填写有关案号时,必须填写原审裁判文书的案号,而不是二审案号,同时必须书写完整。(2)在执行案件卷宗封面上,在填写裁决机关时,必须完整地填写该作出生效法律文书的有关机关单位的全称;相关案号是指据以申请执行的生效的法律文书的文号,如裁判文书的案号、行政处罚决定书的文号等等。

    3.审理结果是否填写清楚、简明扼要。(1)在刑事、民事、行政卷宗封面上,分一审结果、二审结果、再审结果。对于一审结果,必须简明扼要地概述一审的裁判结果,而对于二审、再审结果,可以用维持、改判或驳回上诉(申诉)等来填写。(2)在执行卷宗封面上,有分执行标的、执行结果、结案方式等。执行标的应填写申请执行的标的,执行结果应写实际执行的标的或中止、终结,结案方式应填写“和解”、“强制”、“自动履行”等。

    (二)在卷内目录上,档案管理人员要按卷内诉讼文书材料的排列顺序检查卷内目录内容,卷内目录顺序与卷内文书材料排列顺序一致,目录字迹工整清晰规范,不得涂改或模糊不清。

    1.卷内目录是否应按卷内实有的诉讼文书材料排列顺序逐件填写名称。一份诉讼文书材料名称编一个顺序号,不得将几份诉讼文书材料名称填写在一个目录格内,对应同一顺序号。如开庭公告、开庭传票、开庭通知书这三者必须分别填写在不同的目录格内,而不能将这三者填写在同一个目录格中。

    2.当事人提供的证据材料不能在卷内目录中简单地写成“证据材料”或“有关证据材料”或“当事人举证材料”等;不同当事人举证的材料要分开填写在不同的目录格内,并分别编写顺序号,如一审案件的必须写明原告举证材料或被告举证材料,并且必须各编一个顺序号;二审的必须写明上诉人举证材料或被上诉人举证材料,也必须各编一个顺序号。

    3.卷宗封皮、卷内目录、备考表、备用袋属于档案用品,不是诉讼文书材料,不得在卷内目录中体现,且不得编写页号。

    (三)在卷内材料上,档案管理人员应重点查看法院诉讼文书材料的制作,是否符合诉讼文书样式规范要求,卷内诉讼文书材料是否逐页编写页号,诉讼文书材料用纸和书写字迹是否符合规范要求。同时在工作实践中,解决卷内诉讼文书材料收集齐全完整的责任主体问题。

    1.在法院诉讼文书材料制作,是否符合样式规范要求方面,档案管理人员要根据《法院诉讼文书样式》要求,检查以下内容:

    (1)送达回证、传票、拘传票、换押票、提押票、委托宣判函、调(退)卷函等各类证票首部是否有填写法院名称,并加盖法院印章,其各项内容是否填写完整,如案号、案由、经办人、填发人等。法院制作的法律文书是否按规定使用笔录头,如合议笔录、调查笔录、询问笔录、讯问笔录、庭审笔录、质证笔录、审判委会员讨论案件记录等。

    (2)必须由相关人员签字生效的法律文书,是否有相关人员签字。如合议笔录须全体合议成员签名,审委会笔录须参与案件讨论的审委会委员签名,庭审笔录须审判长签名;庭审笔录、审讯笔录、调查笔录、质证笔录、执行笔录、查封、扣押、搜查笔录、宣判笔录、法院主持下进行调解达成的调解协议书等,除当事人和其他诉讼参与人签字外,参与的法院审判人员也须签名。当事人或其他诉讼参与人拒绝签名盖章的,应记明情况。各类笔录记录有涂改的,当事人应在涂改处按手印以示对涂改后的内容加对确认。

    上述各类法院制作的笔录,若书记员是手工书写记录的笔录,该份笔录书记员可以不用签字,但需在记录栏内手工书写注明该份笔录记录人是谁;若书记员是使用电脑进行录入并打印的笔录,则书记员需在该份笔录的每一页下端进行手工签字确认。

    2.明确案件承办人为诉讼文书材料收集齐全完整责任主体。各法院应当在档案管理工作中明确材料收集齐全的责任主体为案件承办人,而非档案管理人员。

    案件审理的每一阶段,当事人或法院所提供、制发的诉讼文书材料的情况,以及在案件审结后,哪些材料未收集的情况,只有案件承办人清楚;同时,督促与检查书记员及时将案件的诉讼文书材料收集、整理、立卷归档也是案件承办人的一项职责,他有权根据案件材料的收集情况、诉讼卷宗质量情况等,决定是否在备考表上的检查人处签字。只要案件承办人在备考表的检查人项中签字了,就表示案件承办人已审查和认可了立卷人对案件材料收集的情况和诉讼卷宗质量情况,确认该案件卷宗材料已收集齐全及卷宗质量已合格,可以交由业务庭内勤管理、归档。

    档案管理部门在此的职责,除确保已入卷的诉讼文书材料符合卷宗立卷规范要求外,还需配合相关责任部门督促业务部门做好诉讼材料的收集齐全工作。作为一名普通的档案管理人员,他是无法确定每个案件的材料是否真正收集齐全完整;但由于案件承办人已在备考表检查人项中签字,已确认该案件卷宗材料已收集齐全,档案管理人员就可据此认定该案件材料已收集齐全完整,可以接收该案件卷宗的归档。不能因为档案室已接收了缺漏诉讼文书材料的卷宗而将此责任转移至档案室,从而免除案件承办人在诉讼文书材料收集齐全完整这方面的完全责任。

    (四)档案管理人员在对诉讼卷宗进行卷宗质量检查时还应注意:

    1.对于案件在程序性、实体性方面存在的缺失或未立卷保存的诉讼文书材料,一般不予提出整改意见,以确保案卷材料的原始面貌,维护诉讼活动真实的历史记录,起到诉讼档案对审判工作质量的监督检查作用;

    2.卷宗装订要根据卷内材料厚薄选择正确厚度的封皮,装订线要三孔一线达到16厘米、光盘附卷保存的应在卷内目录备注栏里进行说明;

    3.卷宗装订线要用棉纸粘封密并由立卷人盖骑缝章,备考表上谁在立卷人上签字,谁就在棉纸粘封处两端盖章;卷宗质量合格后,档案管理部门应在该卷宗封面的右上角盖归档章、并在棉纸粘封密处的中端盖上档案专用骑缝章。

    4.档案管理部门接收诉讼档案后,应按要求对所移交的诉讼档案进行卷宗质量检查,对不符合立卷规范要求的,应以册为单位,附纸条列举出需要重新整理的地方;并以归档的业务部门(或立卷人)为单位,制作重新整理通知书,在重新整理通知书上罗列退补卷宗的案件号、退补正(副)册数、退补原因,在相关人员签字确认后,将重新整理通知书留置档案保存,将需重新整理的案件卷宗退回审判业务部门进行整理,直至符合立卷规范要求。

    三、从诉讼卷宗移交归档环节入手,指导督促业务部门规范做到诉讼卷宗归档及时有序

    1.要规范统一诉讼档案移交清册。要求审判业务部门按案件所属年度、类别(刑事、民事、行政、执行、赔偿)分别编写移交清册一式二份,杜绝按归档时间编制移交清册。不同年度、不同类别的案件,不能混编于同一张移交清册上,必须分开填写。诉讼档案移交清册既可以从《司法管理信息系统》中,按年度、类别不同自动生成,也可以手工制作,但其项目及顺序应为案号、归档号、案件标题、立案日期、结案日期、册数、保管期限、备注等八项。同时为了使案件移交清册美观、格式统一,每页案件移交清册的行间距应固定,扣除项目栏外,每页应为十行,但体现的案件数不一定要求10个。若是案件标题内容较多,“案件标题”项目对应列行无法满足填写的情况下,可以至其对应的第二行、第三行填写,直至第十行。

    2.要核对归档案件电子信息是否归档。接收诉讼案件卷宗时,档案管理部门应先按照诉讼档案移交清册所列的案件信息,至《司法管理信息系统》查看该案件电子信息是否已由审判管理阶段流转至档案管理阶段,且该案件电子信息处于待归档管理中的“待接收案卷卷宗”状态。若已处于该状态,即可接收该案件的实体卷宗及电子信息,若没有,则要求审判业务部门使该案件电子信息处于该状态后再接收案件的实体卷宗。

    3.要规范办理诉讼档案移交、接收手续。在移交清册所列案件的电子信息均已处于“待接收案卷卷宗”状态后,档案管理部门与审判业务部门方才开始对照案件移交清册清点该清册所列的案件卷宗册数,并在移交清册上双方签字确认,注明移交时间。移交清册所列案件电子信息只要有一件未处于“待接收案卷卷宗”状态,则该批次移交的案件卷宗均不予以接收,以便于档案管理部门按要求做好归档案件信息的采集与录入工作。

    来源:《福建档案》 作者单位:福建省龙岩市中级人民法院

 


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