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突出重点 整体规划 全面推进档案馆信息化建设
发布时间:2016-12-13  

突出重点 整体规划 全面推进档案馆信息化建设
                

在现代社会中,信息资源已经成为不可或缺的生产要素与无形资产,与之相适应,档案的信息化建设也成为档案事业发展的迫切需要。2000年以来,泰安市档案馆深入贯彻落实科学发展观,创新思路,锐意进取,全面致力于档案信息化建设,取得了良好效果,在省内外获得较大反响。
一、决策明确—整体规划全市档案信息化建设

按照国家档案局和省档案局的要求,我市制定了《档案信息化建设实施方案》,确立了以泰安市数字档案馆建设为核心,对市县乡三级档案馆室信息化建设工作进行整体规划和建设,为全市档案信息化建设实现质的飞跃指明了方向。

我馆按照“三网四库”模式构建数字化档案馆。“三网”即局域网、政务网和互联网。局域网平台,主要解决市档案馆存量档案的现代化管理问题,实现传统档案管理向数字档案管理的转变。市与各县市区档案馆标准一致、技术统一,分别独立建设。政务网平台主要解决增量档案的现代化管理问题,在建设当中,我们依托泰安市电子政务网,在市馆内统一配备设备,建设市域文档在线集中管理核心平台,与各机关档案室及县市区档案馆、县市区机关、乡镇档案室全面联通,构建起全区域档案馆室电子化管理网络体系,并与泰安市电子政务OA系统无缝连接,实现电子文件在线即时归档及全市电子档案管理的无缝覆盖。互联网平台即档案网站建设,也由市档案馆统一配备服务器,将市及县市区档案馆网站系统集中统一管理,设备共享,网站内容分别设计、发布和管理。“四库”包括目录数据库、全文数据库、照片数据库及多媒体数据库建设。

二、政府支持—确保档案信息化建设顺利实施

泰安市档案信息化建设方案,得到了市委、市政府的领导的肯定和大力支持。

2000-2007年期间,市政府先后拨款200余万元用于泰安市档案馆档案目录数字化(数字化档案馆一期工程),全文数据库、照片档案数据库及多媒体档案数据库(数字化档案馆二期工程),《泰安市档案管理中心数字化及其网络体系建设》课题项目研发及《泰安市数字档案在线管理系统》科研项目等, 2006年11月,泰安市数字档案馆正式开通,标志着泰安市档案馆信息化建设迈上了一个新的台阶。

2008-2010年,通过多方努力,又争取到市财政资金近60万元,用于档案馆信息化建设的研发、维护及续建工作,包括《数字档案远程异地容灾备份系统研究》科研项目的实施、数字化档案馆部分硬件的升级及泰安市民生档案信息管理平台项目的建设。

为抓好档案信息化建设,提高现代化服务水平,自2000年以来,泰安市档案局通过积极努力,争取市财政资金近300万元,用于泰安市档案馆档案信息化建设。

三、措施得力—使档案信息化建设高效、有序

一是依托市政府政务网,建设“市域文档在线集中管理平台”,全面采集党政机关新产生的电子文件信息。首先,我们充分利用市委、市政府集中办公的优势,积极介入电子政务的建设当中,建设“市域文档在线集中管理核心平台”,依托电子政务网实现与市、县、乡的三级互联,构建起全市档案馆室电子化管理网络体系。其次,确定了市、县、乡机关在线管理系统,并与泰安市电子政务OA系统进行无缝连接,使电子文件从形成、流转到归档入库成为一个完整有序的过程。第三,采取“条块结合、互联可控、统一维护、分级管理”的原则,将所有能与政务网联接的单位都可根据授权直接在文档在线管理平台上免费使用,统一维护,分级管理,实现全市区域内电子文件在线即时归档及全市电子档案管理的无缝覆盖,也解决了基层档案馆室缺乏电子技术人员的难题。

二是强化档案信息网站建设,提高电子档案的服务水平,构建起网络化的档案信息资源服务体系。首先,我们依托互联网建设了泰安档案信息网站,分期分批对档案资料及现行文件进行鉴定,定期发布到网站上,社会各界人士可突破时间和部门的限制,了解自己关心的政务信息。其次,我们在政务网中充分发挥“档案信息资源库”的作用,为市政府网站提供各部门的可公开现行文件及档案信息,为党政工作提供了更便捷更及时的服务。

三是建设馆藏档案信息数据库,增强电子文件存储能力,提高档案馆的电子文件管理中心地位。为了增强档案馆对电子文件的存储能力,我们首先构建起局域网络,又建设了“电子档案存储管理系统”,使档案馆具备接收储存各类电子文件及电子档案的技术条件。其次,为实现传统档案管理向数字档案管理的转变,又建设了“档案采集与数字化系统”四个大型数据库,即目录数据库、全文数据库、照片数据库及多媒体数据库,采取目录数据单独建库,各种类别分别建表,统一存储在磁盘阵列柜上,并支持多库管理与跨库操作,确保了数据质量。

四是《数字档案远程异地容灾备份系统研究》为档案馆信息化建设营造了安全稳定环境。为全面增强了电子文件的存储能力和数据安全,2008年,我们以《数字档案远程异地容灾备份系统研究》为题申报的科技计划,被列入2008年省档案科技开发计划及泰安市科技开发计划。12月,《数字档案远程异地备份系统研究》获得省档案局与市科技局联合组织的专家组鉴定,专家一致认为:“该项目功能齐全、技术先进、安全可靠,产生了较好的社会效益,是省内档案系统中首家开通运行的远程异地容灾备份系统,将对各地数字档案馆室数据安全建设起到示范作用。”省局领导在开通仪式上讲话时说,这不仅是我省首家建成的异地容灾备份系统,在全国综合档案馆中也处于领先行列。2009年,该项目分别获得国家档案局科技进步三等奖,山东省档案优秀科技成果二等奖。

四、成果显著—整体共建互联分管产生显著效益

整体共建互联分管的模式是以市为单位,整体规划市县两级档案馆室信息化建设问题,技术上统一由市级档案馆进行支持与维护,政务网与互联网平台均由市档案馆统一建设与配置,这种模式为全市档案信息化建设节省建设资约900万元。同时,这种模式对于条件差的单位和县区起到很大的整体带动作用,利于整体实现全市档案信息资源的传输网络化、管理自动化、服务在线化。

2006年11月,《泰安市域档案馆室电子化同步共建互联分管技术研究》项目通过了由国家档案局与山东省科技厅共同组织的专家鉴定。专家认为,泰安市首创的“条块结合、互联可控、统一维护、分级管理”的市域文档在线集中管理模式,通过“三级共建”,利用统一的平台解决了基层信息化建设资金和技术力量匮乏的问题;市、县、乡三级档案馆、档案室互联,实现了电子文件在线归档、信息共用共享。这种市域档案馆室共建共享、互联分管的建设模式,目前在国内居领先水平。国家档案局技术部王良城主任对该项目给予了高度评价,他认为该项目最大的亮点是共建共享的建设模式和工作思路,市、县、乡三级档案馆室的互联共享,利用统一的平台解决了资金和技术人员匮乏的问题。该项目为全国档案信息化建设做出了重要贡献。省局张奎明局长在全省档案工作暨“档案资源建设年”活动总结表彰会上指出:要在全省推广泰安做法,实现档案信息的共用共享。泰安市首创的“条块结合、互联可控、统一维护、分级管理”的市域文档在线集中管理模式,其最大的亮点是共建共享的建设模式和工作思路。2007年4月,《中国档案报》刊登整版文章《铸就共建共享模式》,对泰安的做法进行报道,引起了很大反映,全国各地纷纷来泰参观学习,目前已接待天津、吉林、河南、南京及省内同仁等各地前来参观学习500余人次。省内已有七个市地按照泰安模式进行建设。2007年该项目分别获得国家档案局科技进步三等奖,泰安市科技进步三等奖。

五、开拓进取—建设泰安市民生档案信息服务平台

档案信息化建设,根本目的是为社会服务。为了全面整体地解决全市民生档案信息数据共享,最大限度地整合全市数字档案信息资源,根据国家档案局制发的《关于加强民生档案工作的意见》及我市实际情况,自2009年以来,我们又开展了民生档案信息管理平台项目的建设。

民生档案信息服务平台项目采用数字档案信息资源整合技术,研究异构分布式档案数据库管理系统解决方案以及相关标准,研究和探索非结构化档案信息管理最佳模式,研制异构数据库和非结构化档案信息计算机管理系统,实现异构分布式数据库的访问、查询和共享。

该工程以民生需求为导向,以丰富民生档案资源为手段,围绕非结构化档案信息和异构数据库管理技术问题开展研究,建设面向民生的多元化档案资源体系和档案服务体系,逐步实现民生档案信息资源的全面整合与共享,为我市更好地改善民生问题,构建和谐社会提供优质、高效的信息服务。

2000年以来,泰安市档案信息化建设取得了一些成绩,但与先进地市相比还有不小的差距,今后,我们将继续践行科学发展观,学习先进,开拓创新,不断进取,努力开创泰安市档案工作新局面。

信息来源: 泰安市档案馆 


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