一、归档文件分类。我市推荐使用年度—机构—保管期限；年度—问题—保管期限；年度—保管期限三种分类方案。各单位可结合实际选择其中的一种。最后一种分类方法适用于归档文件较少的单位，一般年发文少于30份。

    二、归档文件保管期限的鉴定划分。原则上按国家颁布的《保管期限表》执行。但在实际工作中，一是要求逐一鉴定到件，准确划分。二是结合实际从严划分。尤其是上级文件，除政策、法规性文件和直接针对本单位发文应长期或永久保管外，一般普发性文件短期保存或以资料保存即可。

   三、装订方法和用品。我市推荐使用固体胶棒、不锈钢订书针、不锈钢夹三种方法。在实际装订中，建议：5页以下采用胶粘法；6—20页采用左侧不锈钢订书针（夹）装订；20页以上使用不锈钢夹或线绳装订。凡左边装订归档的文件应左下边对齐；左上角装订归档的文件应左上边对齐。

   四、档号编制。我市统一按《陕西省归档文件整理细则》要求编制档号。即按归档章要求编制全宗号、年度、空编件号、机构（问题）、保管期限、馆编件号（由档案馆编制）。

   五、件内文件编页问题。原则上是必须编制统水页号。但实践中可灵活运用。即：凡归档文件已编制有流水页号的，不再重复编号；凡没有编号或编序较乱的须在右上角逐页编号；凡部分有编号部分没有编号的可在对应位置里续编流水号。文件阅办单必须是归档文件的一部分。

   六、归档文件排列方法。“件”的确认和“件”内文件排列按《规则》规定执行。凡分类方案最低一级类目的归档文件按事由原则排列。结合业务工作实际，建议：同一事由内按时间先后顺序排列；不同事由时间按其归档文件的属性、责任者，承办部门相对集中后再按其重要程度或时间顺序排列。

   七、归档文件目录的编制。根据《规则》规定的栏目和样式，其中：“件号”栏，填室编件号（即最低一级类目内归档文件顺序号），“责任者”栏，填写文件的作者，是机关单位的填机关单位的规范化简称，是个人的（如讲话材料等）填写责任者姓名，联合发文的责任者栏应并列填写两个机关的规范化简称（主办单位或排在前边的单位和立档单位必须填写）；“文号”栏，应填全发文代字、年度和文号；“题名”栏填写文件题名。“日期”栏，用8位阿拉伯数、填全年、月、日；“页数”栏，填写该件归档文件总页数；“备注栏”，填写该年归档文件须说明的事项。

   八、归档章的盖法。归档章盖在文件首页上方靠左的位置，如在文件首页上方无空白处盖归档章时，可加空白纸，在空白纸上方靠左的位置加盖归档章、盖归档章的空白纸不计页数。

   九、归档文件装盒。按《规则》规定，卷改“件”后，“件”作为档案的统计、保管单位，档案盒仅是归档文件的装具，因而装盒要求是在最低一级类目内按顺序装盒，原则上以盒满为限。但在实际工作中为方便利用，一般情况下，应尽量避免将同一事由或同一属性的归档文件分盒而装。

  十、归档文件目录的利用和装订。为方便利用，归档文件目录除输入计算机外，应复制两套，一套随全宗档案移交进馆；一套留档案室备查。归档文件目录盒内可不放置。

   十一、档案盒排列。档案盒上架排列全市按年度永久、长期、短期单排的方法。档案盒的编号可采取一年一个连续号的方法。即永久、长期、短期合在一起编制流水号也可采取、永久、长期、短期各为一个流水号编制。盒号编制以4位阿拉伯数为限。

   十二、盒背填写。盒背填写应工整规范，填写内容应与盒内归档文件相一致。盒号应先用铅笔填写，待进馆后再固定盒号。

   十三、遗漏文件处理。遗漏文件一经发现必须进行及时整理归档。归档后的基本处理方法有两种：一是不能合并的文件应放置在其对应的最低一级类目的最后；二是能合并的文件应与其相同事由或相近事由的文件合订为一件，并在其备注栏和备考表中注明。