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铜川市档案馆全面完成馆藏档案数字化加工任务

发布时间:2019-12-20 10:44:44 来源:市档案馆作者:白志清 孙楠浏览次数:


  2015年3月,铜川市档案馆通过招投标形式,与西安鑫创科技有限公司签定了价值455万元的馆藏档案数字化件加工项目合同。合同签定后,项目采取分期实施的办法进行,每期项目实施都是在大合同的基础上再签订具体的每期项目实施合同。五年来,经过七期项目的具体实施,到2019年12月底,已全面完成了馆藏档案数字化加工任务。累计加工著录档案188927卷(件),扫描档案全文8775509画幅、工程图19547画幅、照片档案6496幅、报纸34926页,加工音像档案21盘,自拟提名87541条,加工数据量达到4.12T,共计支付资金4549839.63元。
  在项目实施的过程中市档案馆领导高度重视,精心安排部署,始终把这项工作作为重点工作抓好落实。首先,在项目开始之初就制定了具体实施方案,对每一期加工完成数量、加工标准、工作责任都提出了具体要求,并定期对档案数字化加工工作的进度、标准、质量以及经费使用情况进行督查和验收,外包公司也持续加强对人员和设备设施的投入,保障加工项目按计划、有序顺利完成。其次,在项目实施过程中,市档案馆还认真履行监管责任,规范加工流程。一是加强制度建设。市档案馆先后与外包公司制定了《档案数字化加工场所管理制度》《档案数字化加工人员管理制度》《档案数字化扫描加工安全保密制度》等相关制度,并严格执行落实,确保了加工工作标准化、规范化,有效保障了加工进度和质量。二是加强技术保障。市档案馆在机房及各个数字化加工用房内均安装了监控设施,并且定期查看监控记录,从技术上确保了加工期间档案、数据及设备安全。三是加强保密教育。为强化加工工作人员安全保密意识,市档案馆定期组织开展保密知识教育培训和测试,外包人员必须通过保密考试后才能上岗,并对外包人员身份信息进行登记,从源头上保障了档案安全。第三、落实检查责任,确保加工质量。为保障档案数字化加工质量,馆长、分管领导及信息科工作人员采取不定期检查的形式,随时随机进入加工场所对馆库安全、档案安全、人员管理、加工内容、加工流程等方面进行检查,发现问题立刻整改,切实保障了档案数字化加工工作安全有序高质量进行。同时,信息科工作人员每天坚持逐期逐卷对已加工档案进行校验核对和验收,对每一期档案加工任务认真检查目录著录量、全文扫描量等加工数字,确保加工内容和加工数字无误后才将数据导入档案管理系统,不给今后的档案管理和利用留隐患。

  市档案馆馆藏档案数字化加工项目的实施取得了显著成效。一是有效保护了档案原件。市档案馆建立了档案机读目录和档案全文数据库,实现了档案查阅电子化,改变了了以前查档要频繁翻阅档案原件,易造成档案破损问题,对档案原件起到了保护作用。二是提高了档案查阅利用的效率和查全率。查档工作人员通过档案管理查询系统,输入姓名、单位等关键字,很快就可调出与之相关的所有档案资料,克服了过去全手工查档耗时、查不全等缺点,实现了档案电子查阅的方便快捷。三是数字化加工项目的实施得到了社会的高度认可。市档案馆自数字化加工项目实施以来已累计提供档案利用服务4374次,档案查阅无纸化的便利性、高效性进一步方便了政府机关、企事业单位及广大群众。如在2018年,王家贬村委会为建立村史馆,需要查阅档案和报刊上有关王家砭村的信息,我馆工作人员通过档案管理系统,很快便查询到了馆藏档案和《陕西日报》、《铜川日报》上相关的信息资料,解决了王家砭村的所需。2018年市档案馆更新改版网站,在新版网站上设置了互动服务平台,为群众提供网上档案利用服务,同时将已数字化加工的《铜川县志》上传到网站,方便群众浏览,累计浏览量达3000余次。这些举措既弘扬了铜川文化,宣传了档案事业,又彰显了社会效益明显,得到了社会的高度认可。四是为下一步建设数字档案馆奠定了基础。在实施馆藏档案数字化加工的过程中,市档案馆不仅为数字档案馆建设完成了档案资源建设,而且也锻炼了队伍,积累了经验,为今后做好数字档案馆建设奠定了坚实的基础。